1. Das ungenutzte Potenzial: Warum Events mehr sind als „ein großer Tisch“
Stellen Sie sich vor, es ist Dienstagabend – im à-la-carte-Geschäft ein eher ruhiger Tag. Doch im Nebenraum sitzt eine geschlossene Gesellschaft, 40 Personen, drei Gänge, Getränkepauschale. Der Abend ist durchkalkuliert, die Marge gesichert, das Personal perfekt eingeplant. Genau hier liegt das wirtschaftliche Potenzial von Veranstaltungen.
Viele Gastro-Betriebe verfügen über Flächen, die tagsüber oder an bestimmten Wochentagen nicht ausgelastet sind. Veranstaltungen füllen diese Lücken – und zwar mit planbarem Umsatz. Wie SumUp betont, schafft eine Veranstaltung mit Anmeldung deutlich mehr Verbindlichkeit und reduziert das No-Show-Risiko. Anzahlungen, Gästelisten, feste Menüs: alles Faktoren, die im Tagesgeschäft kaum existieren.
Gastronomisch betrachtet bringt das einen klaren Vorteil: Wareneinsatz und Personalkosten lassen sich frühzeitig kalkulieren. Und: Wer bei einem Event eine gute Erfahrung macht, kommt häufig privat wieder. Das „Geschäft im Geschäft“ ist damit nicht nur ein Umsatzbooster, sondern auch ein Marketinginstrument.
2. Konzept & Zielgruppe: Wer soll hier feiern?
Bevor Sie über Deko, Technik oder Preise nachdenken, steht eine Grundfrage: Für wen ist Ihr Lokal überhaupt attraktiv? Machen Sie eine ehrliche Bestandsaufnahme. Wirkt Ihr Restaurant eher modern-minimalistisch – perfekt für Business-Meetings und Produktpräsentationen? Oder strahlt der Raum eine warme, rustikale Atmosphäre aus – ideal für Geburtstage, kleine Hochzeiten oder Familienfeiern?
Die Zielgruppen lassen sich grob in drei Kategorien einteilen:
• Privatkunden: emotional, beratungsintensiv, oft mit hohen Erwartungen an Ambiente und Betreuung. Hochzeiten und Taufen sind typische Beispiele.
• Firmenkunden: effizient, budgetorientiert und gut planbar. Viele Events liegen unter der Woche – ein Segen für Ihre Auslastung.
• Vereine und lokale Gruppen: regelmäßig, aber meist mit kleinerem Budget.
Wer „alles für alle“ anbietet, wirkt austauschbar. Besser ist eine klare Positionierung – etwa: „Die perfekte Location für kleine Hochzeiten bis 40 Personen“ oder „Ihr Seminarraum mit Gastronomieanschluss“. Die Gründerplattform empfiehlt für jedes Gastro-Konzept eine klare Zielgruppenanalyse, denn sie entscheidet über Ausstattung, Preise und Kommunikation.
Ein Tipp aus der Praxis: Beobachten Sie, welche Anfragen bereits spontan kommen. Oft zeigt sich so, wo Ihre natürliche Stärke liegt.
3. Infrastruktur & Ausstattung: Was Sie wirklich brauchen
Damit aus einem Restaurant eine Eventlocation wird, braucht es keine Komplettsanierung, aber eine intelligente Infrastruktur. Wichtigster Punkt: die räumliche Trennung. Denn nichts ist für beide Seiten unangenehmer, als wenn die Business-Gruppe im Nebenraum vom normalen Abendbetrieb akustisch oder visuell gestört wird.
Mögliche Lösungen:
• Separate Räume oder abtrennbare Bereiche
• Mobile Trennwände
• Pflanzwände oder Vorhänge als Sichtschutz
• Exklusivbuchung des gesamten Lokals (Buy-out)
Für Business-Events sind Technikstandards Pflicht: ein funktionierender Beamer oder Screen, stabiles WLAN und eine Mikrofonanlage. Partys wiederum brauchen Platz für Band oder DJ und einen Boden, der auch Tanzbewegungen verträgt.
Mobiliar ist der nächste Baustein. Flexibilität zahlt sich aus: Stehtische für den Empfang, Bankettbestuhlung fürs Dinner, große Tafeln für Familienfeste. Achten Sie außerdem auf ausreichend Garderobenplatz und Toiletten – Schlangen sind Stimmungskiller.
Ein schönes Zitat zur Ausstattung stammt von Mirko Lauer (VEGA), der bei der Gastro Academy betont: „Verfügen die Außenbereiche zusätzlich über Heizstrahler, bleiben Gäste selbst bei kühleren Temperaturen gerne noch etwas länger.“ Das kann gerade in Übergangszeiten ein echter Umsatzbringer sein.
4. Das Angebot: Pakete statt Einzelabrechnung
Wer Events professionalisieren will, sollte von Einzelposten weg und hin zu attraktiven Pauschalen gehen. Sie bringen Transparenz für Gäste und Planungssicherheit für das Haus. Ein Gastronom bringt es treffend auf den Punkt: „Seit wir Pauschalen anbieten, diskutieren wir am Ende des Abends nicht mehr über jede Flasche Wasser. Der Gast kennt den Preis, wir kennen unsere Marge.“
Typische Bausteine von Eventpaketen:
• Menü- oder Buffetoption
• Getränkepauschalen (z. B. 5 Stunden, Bier/Wein/Softdrinks)
• Servicepauschale
• Raumnutzung oder Mindestumsatz
Viele Restaurants entscheiden sich gegen eine „nackte Raummiete“ und setzen stattdessen auf Mindestumsätze. Für Kunden wirkt das weicher, und für Sie bleibt die Kalkulation stabil.
Bei der Kulinarik lohnt es sich, flexibel zu denken. Buffets sparen Servicezeit, benötigen aber Platz. Menüs wirken hochwertig und erleichtern die Kalkulation. „Family Style“ – also große Schüsseln in der Tischmitte – ist ein Trend für gesellige Runden und reduziert gleichzeitig den Serviceaufwand.
Rechnen Sie unbedingt auch Vorbereitungs- und Nachbereitungszeiten ein: Aufbau, Umbau, Reinigung. Diese Stunden werden häufig unterschätzt, sind aber essenzieller Bestandteil der Kostenstruktur.
5. Rechtliches & Organisation: Ohne Regeln keine entspannte Feier
Die besten Eventideen nützen nichts, wenn sie an Auflagen scheitern. Ein Expertenhinweis der Gastro Academy bringt es auf den Punkt: „Die besten Eventideen enden im Desaster, wenn Vorschriften wie Lärmschutz oder Fluchtwege ignoriert werden. Sicherheit geht vor Party.“
Wichtige rechtliche Punkte:
• Schriftlicher Vertrag mit klaren Stornobedingungen
• Anzahlung zur Sicherung der Liquidität
• GEMA-Meldung bei Musiknutzung
• Künstlersozialkasse-Beiträge bei Live-Acts
• Beachtung von Brandschutz und Fluchtwegen
• Jugendschutzregeln bei Feiern mit Minderjährigen
Gerade beim Lärmschutz sind viele Betriebe überrascht. In Wohngebieten gelten ab 22 Uhr strenge Vorgaben. Außenbereiche sind besonders sensibel und sollten im Vorfeld mit den örtlichen Behörden abgeklärt werden. Die IHK bietet hierzu hilfreiche Hinweise rund um Gaststättenrecht und Konzessionen.
Wenn Sie Veranstaltungen mit mehr als 200 Personen planen, kann die jeweilige Versammlungsstättenverordnung des Bundeslands greifen – je nach Ausstattung und Nutzungsart.
Organisatorisch interessant: Eventservice unterscheidet sich vom klassischen Restaurantservice. Statt Stationen gibt es häufig „Schichten“ – etwa Empfangspersonal, Abräumer, Buffetbetreuung. Zeitweise lohnt sich der Einsatz von Aushilfen.
6. Marketing: So finden die Feiern zu Ihnen
Eine Eventlocation bucht sich nicht von selbst. Der wichtigste Touchpoint ist Ihre Website. Legen Sie eine klar strukturierte Unterseite „Feiern & Events“ an, idealerweise mit einer Bankettmappe als PDF zum Download. Diese sollte Preise, Menüvorschläge, Raumpläne und Kontaktinformationen enthalten.
Fotos machen hier den Unterschied: Zeigen Sie eingedeckte Tische, stimmungsvolle Detailaufnahmen und – wenn erlaubt – echte Menschen, die feiern. Leere Räume wirken selten inspirierend.
Auch hilfreich:
• Eintragungen bei Portalen wie Eventinc oder fiylo
• Kooperationen mit Hochzeitsplanern oder lokalen Unternehmen
• Eigene Showcase-Events (z. B. Tastings oder Themenabende), um Ihre Wandelbarkeit zu demonstrieren
• Präsenz auf Social Media mit Vorher-nachher-Bildern oder kurzen Clips vom Umbau
Wie SumUp hervorhebt, sind kreative Eventformate zudem ein guter Weg, um neue Zielgruppen anzusprechen.
Fazit: Mehr Umsatz, mehr Planungssicherheit – mit der richtigen Struktur
Wer sein Restaurant als Eventlocation etabliert, schafft sich ein verlässliches zweites Standbein. Planbare Umsätze, weniger Food Waste, klar kalkulierbare Menüs und neue Gäste machen das Modell extrem attraktiv. Die Herausforderung liegt in der Organisation – von Zielgruppen über Ausstattung bis hin zu Rechtlichem. Doch mit einem gut durchdachten Konzept werden Events zu einer echten Gewinnquelle.
In den kommenden Jahren wird die Nachfrage nach individuellen, kleineren Events weiter steigen. Wer jetzt seine Strukturen professionalisiert, sichert sich einen Vorsprung im Wettbewerb.
Kurz-Check für Ihren Betrieb
• Passt Ihre Räumlichkeit zu Hochzeiten, Business-Events oder privaten Feiern?
• Gibt es eine gute Lösung für Trennwände oder separate Bereiche?
• Haben Sie attraktive Pauschalen, die Kalkulation und Kommunikation erleichtern?
• Sind Verträge, GEMA, Lärmschutz und Stornobedingungen schriftlich geregelt?
• Sind Website und Fotos eventtauglich und aktuell?
Wenn Sie diese Punkte angehen, ist der Weg zur profitablen Eventlocation nicht weit. Sie müssen nur den ersten Schritt machen.
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